L’Institute for Advanced Mining Technologies (AMT) est une chaire de l’Université RWTH d’Aachen, spécialisée dans la recherche et le développement de nouvelles technologies minières. Combinant recherche fondamentale, essais sur le terrain et collaborations interdisciplinaires, l’AMT associe diverses compétences dans les domaines mécaniques pour l’extraction de matières premières, la maintenance, le diagnostic, la simulation, les outils d’ingénierie, le taillage des roches ainsi que toutes les technologies relatives aux capteurs et à l’automatisation des procédés. Un état d’esprit “Mining 4.0“qui pousse les recherches à se pencher sur les utilisations possibles de l’information pour la surveillance des processus, de l’environnement et des machines et des technologies de capteurs et d’analyses du fonctionnement machine et des données générées.

shutterstock_309525356

L’Institute for Advanced Mining Technologies (AMT) est une chaire de l’Université RWTH d’Aachen, spécialisée dans la recherche et le développement de nouvelles technologies minières.

Afin de soutenir ses nombreux projets de recherche qui s’étalent généralement sur plusieurs années, un premier outil de gestion de projets avait été déployé il y a déjà quelques années. Face aux besoins toujours plus complexes en termes de communication et de gestion multi-projets, la solution initiale a rapidement montré ses limites avant d’être définitivement abandonné. Depuis le printemps 2018, la Direction de l’institut, les chefs de projets, le personnel scientifique, les étudiants assistants et tous les partenaires collaborent depuis une nouvelle plateforme de gestion de projet : Taskworld. Laquelle apporte plus d’agilité, d’efficacité et de transparence aux différents projets attenant à l’enseignement et à la recherche.

shutterstock_384506902.jpg

Un précédent outil de gestion de projet peu adapté à la gestion de multiprojets

Parmi les activités de l’institut AMT de l’Université RWTH d’Aachen figurent la réalisation de projets de recherche dans le domaine du développement de matériel informatique et de logiciels pour l’industrie minière. Pour soutenir les projets développés à l’institut, un premier outil de gestion de projets avait, nous le disions à l’instant, été mis en place : une solution en SaaS (Software as a Service) “à partir du Cloud“ , qui s’est rapidement révélée obsolète. shutterstock_1036798300Avec le premier outil, il nous manquait quelque chose de crucial pour notre travail au quotidien. Alors que chaque projet était segmenté avec ses tâches et ses jalons spécifiques, il nous manquait un niveau de contrôle supérieur, un tableau de bord pour nous permettre de mettre en place une gestion multi-projets au quotidien. Comprendre les synergies entre projets et voir leurs avancements en parallèle s’est révélé assez fastidieux : les mises à jour et les nouveaux commentaires n’étant visibles qu’au niveau local du projet. Nous avons également été confrontés aux limitations de notre solution pour la communication des résultats et avancements : chaque collaborateur avait en effet l’obligation de cliquer sur chaque projet l’un après l’autre pour voir ce qui avait été fait et ce qui restait à faire.  Pour nous cela représentait une lacune majeure dans nos processus de travail, dans notre organisation et nos processus agiles », se souvient Dr-Ing. Thomas Bartnitzki, membre du conseil académique et directeur adjoint de l’AMT.

“C’est bien connu : si vous devez chercher les informations, vous perdez l’envie et la plaisir d’utiliser une solution. Dans le passé, cela nous a confronté à de véritables aberrations, avec des fichiers entiers qui n’étaient pas gérés par l’outil. Au début de l’année 2018, nous avons donc décidé de remplacer notre outil de gestion de projet par une nouvelle option, mieux adaptée à nos besoins. »

Dr-Ing. Thomas Bartnitzki, membre du conseil académique et Directeur adjoint de l’AMT.

 

Une nouvelle solution pour permettre un onboarding facile et une communication claire

shutterstock_593389664.jpgL’équipe dirigée par Thomas Bartnitzki s’est remis au travail et a repris ses recherches, en commençant par recenser les solutions de gestion de projets basées sur le Cloud les plus populaires. Ensemble, ils ont aussi défini leurs exigences pour mettre en place un processus d’évaluation et de sélection. La future solution devrait impérativement fonctionner en SaaS afin d’éviter les complications liées à la mise en œuvre, à la configuration et à la gestion d’une solution locale. Un projet de recherche implique généralement un membre du personnel scientifique de l’institut en tant que chef de projet, le directeur responsable de l’institut, entre 2 et 6 membres actifs et divers assistants étudiants qui participent aux travaux à temps partiel. En raison de leur travail à temps partiel et de leur participation temporaire sur une période typiquement de 1,5 à 3 ans, il avait été difficile jusqu’à présent d’impliquer les assistants étudiants dans les processus de gestion de projet.
Une condition supplémentaire essentielle a ainsi été l’onboarding rapide et simple pour permettre une collaboration efficace de tous les acteurs durant toute la durée du projet, de 2 à 4 ans.
En outre, la subdivision et la ventilation par projet, pas uniquement par tâche, était un point primordial pour l’équipe. La nouvelle solution devrait permettre de mapper un deuxième niveau de gouvernance afin de mieux structurer et planifier les projets au sein de “Work Packages“.
Au cours du processus d’évaluation du logiciel, la possibilité de communiquer et de commenter facilement et rapidement a également été définie comme un élément clé afin d’assurer des échanges efficaces et un transfert des savoirs-faire entre les participants du projet. Enfin, il était également nécessaire de respecter des critères réglementaires tels que la conformité DSGVO et l’emplacement du serveur dans l’UE, afin de satisfaire aux exigences internes en matière d’utilisation de solutions SaaS.

1_yq9IzVDiRGO8-h84OWFKpQ

« Taskworld est le meilleur outil pour notre manière de travailler »

Au cours de la deuxième étape, l’AMT a examiné différentes solutions en situation dans des environnements de test et examiné leur pertinence en termes d’ergonomie, d’opérabilité, de clarté et surtout de communication. “Taskworld avait déjà intégré les problématiques de tableau de bord et de commentaires et a été très apprécié lors des phases de test. Avec son interface simple et intuitive, le point le plus important pour nous, il a également marqué des points sur ses concurrents », se souvient Thomas Bartnitzki. 

shutterstock_734184223

La possibilité de créer des dépendances entre les tâches permet également de mettre en place plusieurs niveaux de gestion des projets. Taskworld satisfait pleinement les autres exigences du groupe projet, telles que le fonctionnement en SaaS, la conformité avec le RGPD et la possibilité de groupement au niveau du projet. Correspondant le mieux aux méthodes de travail de travail de l’institut, la solution a finalement été choisie. Après une phase de mise en place de 2 à 3 mois, durant lesquels l’équipe projet a suivi, au niveau national, des formations à l’outil et commencé à l’utiliser pour la gestion de quelques projets en parallèle du système existant, l’institut a finalement totalement intégré Taskworld dans son management projet lors d’un “Go-Live“ à l’été 2018.

 

Intégration rapide et simple des collaborateurs

Les 46 projets de l’institut actuellement créés dans Taskworld sont subdivisés en différents domaines : entre projets publics financés par des programmes de recherche européens ou nationaux, projets de recherche industriels, projets internes pour le développement ultérieur, projets stratégiques et projets pédagogiques dans des domaines spécifiques tels que la planification des examens et des exercices. Avec la possibilité d’intégrer des partenaires externes aux projets via la fonction invité intégrée à Taskworld, l’outil offre de plus en plus de solutions pour la planification de conférences ou pour rassembler des groupes de recherche souvent internationaux, sur une même plateforme. Si nécessaire, le personnel de l’institut peut également donner un accès direct au tableau de chaque projet à ses différents collaborateurs via un simple lien d’invitation envoyé par courrier électronique. Les invités (Guests) ne sont autorisés à voir que les projets pour lesquels ils sont activement impliqués, aucune installation supplémentaire, autorisations à définir, ou notion de coûts supplémentaire ne sont nécessaires. M17A9802De cette manière, nous pouvons non seulement tenir nos clients externes au courant des mises à jour de manière simple et transparente, mais également contrôler de manière centralisée nos fournisseurs de services externes. Nous gérons actuellement l’intégralité de nos conférences via Taskworld, où nous avons intégré les concepteurs, la gestion des participants et d’autres fournisseurs de services. Tous les processus de coordination et de communication sont centralisés via Taskworld, afin que tous les employés participant à la planification soit au courant des mises à jour. Ce projet compte aujourd’hui à lui seul près de 300 tâches. Ne pas perdre le fil est un vrai défi au quotidien. Taskworld représente pour nous un énorme soutien afin de pouvoir agréger, contrôler et surveiller efficacement des projets et des tâches complexes« ,  poursuit Thomas Bartnitzki.

 

Des projets agiles grâce à une communication efficace

La transparence et la traçabilité de toutes les étapes du projet sont primordiales, surtout pour les projets de recherche. La communication et la circulation de l’information entre les collaborateurs sont primordiales, les pièces jointes et les décisions prises facilement. Les documents peuvent être stockés dans Taskworld et tous les participants ont la possibilité de suivre les échanges, sans efforts et sur de très longues durées.

La capacité de relire l’historique des communications pour savoir qui a pris les décisions, quand et pourquoi, est une fonctionnalité primordiale pour notre travail et notre gestion de projet. Nous ne pouvons plus nous en passer. Nous disposons non seulement de cette transparence au niveau de chacun de nos projets mais également pour notre gestion multi-projets. En un coup d’œil, nous pouvons voir ce qui se passe actuellement à l’institut -où l’activité se concentre et où les ressources manquent. C’est particulièrement important pour nos collaborateurs responsables des pilotages de projets. Pour notre personnel scientifique, par contre, l’accent est plus mis sur la communication qui se veut être la plus efficace et la plus simple possible. Comme tous les participants au projet ont le même niveau d’information, le besoin de coordination a considérablement diminué et la communication est très ciblée », indique Thomas Bartnitzki avant de poursuivre “La communication entre le personnel scientifique, le personnel enseignant et les assistants étudiants est déjà, dans une large mesure, effectuée via l’application Taskworld. Cela nous garantit que le planning du projet, la complétion des tâches et les délais restent respectés par chacun des collaborateurs. C’est pourquoi nos employés l’utilisent non seulement pour la gestion de projets en mode agile, mais également pour les aider dans leur propre organisation »

Publié par Taskworld

Créez votre Espace de travail, qui s'apparente à votre bureau virtuel. Puis, invitez vos collaborateurs. Ensemble, vous pourrez créer et partager vos projets en transversal, constituer des listes de tâches, assigner des tâches, en assurer le suivi et mettre en place une date de début et une date d’échéance pour tenir les délais. Grâce au tableau de bord, vous disposerez d’une vision claire des progrès de vos projets et de la charge de travail de chacun.

Répondre

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion /  Changer )

Photo Google

Vous commentez à l'aide de votre compte Google. Déconnexion /  Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion /  Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion /  Changer )

Connexion à %s