Cette fonctionnalité, si vous ne l’utilisez pas encore, va révolutionner votre façon de travailler avec Taskworld. Elle vous permet de créer des tâches, qui appartiennent à plusieurs projets en même temps.

 

Qu’est ce que cela implique ?

On a tous notre propre façon d’organiser notre travail. Au lieu de créer des copies de mêmes tâches, et de les ranger dans différents projets, puis de devoir toutes les actualiser, vous pouvez simplement ajouter plusieurs emplacements à une même tâche.

Cela implique que n’importe quelle modification de la tâche, sera immédiatement reportée sur tous les projets qui contiennent cette tâche.

 

Comment ça fonctionne ?

Prenons un exemple. Une jeune startup veut concevoir des produits promotionnels pour son entreprise (tee-shirts, brochures, tasses, etc…). Cela les amènera à créer un projet dans Taskworld, qui permettra de gérer et de réunir en un seul endroit, toutes les tâches en relation avec la conception de ces produits.

C’est une organisation idéale pour la gestion de ce projet. En revanche, certains membres du projet de conception de produits, ont aussi leurs propres projets (équipe marketing, équipe design), et ils préfèrent peut-être que leurs tâches se trouvent dans les projets de leur équipe.

Ce problème peut être réglé très simplement grâce à la fonctionnalité de duplication des tâches.

Par exemple, Nathan voit qu’on lui a assigné une tâche de création de contenu pour les brochures de l’entreprise, dans le projet de conception de produits.

Il lui suffit de :

  • cliquer sur la tâche,
  • rentrer dans les propriétés de la tâche,
  • et cliquer sur le petit +, à côté de “Emplacement”.

Il choisit alors le projet et la liste de tâches dans lesquels il souhaite voir apparaître la tâche, et clique sur “Ajouter un emplacement”. Dans le cas de Nathan, il dupliquera la tâche dans son projet “Equipe Marketing”, dans la liste de tâches “Nathan”.

La tâche fait maintenant partie des deux projets (Conception de produits + Equipe Marketing). Cela ne signifie pas que Nathan doive mettre à jour sa tâche deux fois. Il peut actualiser la tâche dans n’importe quel emplacement, et les modifications s’effectueront automatiquement partout.

La duplication de tâches n’effectue pas en réalité une copie de la tâche. C’est une seule et même tâche, rangée dans deux ou plusieurs emplacements différents.

 

Cas fréquents

Tout utilisateur pourra trouver cette fonctionnalité très pratique. Voici quelques exemples de scenarii pour lesquels dupliquer une tâche se révélera de la plus grande utilité et vous fera économiser beaucoup de temps.

  1. Des projets impliquant plusieurs équipes

Comme vu dans notre exemple précédent, de nombreux projets (un nouveau site web, un voyage d’entreprise, le développement d’un nouveau produit…) requièrent la collaboration de plusieurs équipes. Chaque équipe peut mettre à jour ses tâches dans des projets séparés en utilisant cette fonctionnalité.

  1. Des projets impliquant un client ou une tierce personne externe à l’entreprise.

Ajoutez des tâches dans un projet séparé pour un client / une tierce personne externe à l’entreprise, pour leur montrer l’évolution du projet, sans révéler le travail interne et confidentiel de l’entreprise.

Depuis le lancement de notre guest feature, vous pouvez également, dans cet objectif, utiliser cette fonctionnalité.

  1. Des membres d’une équipe qui préfèrent organiser leur travail à leur façon

Certains membres d’une équipe, préfèrent organiser leurs tâches à leur manière. En utilisant la fonctionnalité de duplication des tâches, ils peuvent les gérer, sans interférer dans les projets des autres membres de l’équipe.

  1. Pour les employés polyvalents

Travailler dans une startup nécessite d’avoir des employés qui touchent à tout, et qui disposent de compétences vastes dans plusieurs domaines. En utilisation la duplication de tâches, il est possible de sélectionner vos tâches depuis différents projets, et les organiser en un seul et même endroit.

 

Que pensez-vous de cette fonctionnalité ? Comment est-ce que vous l’utilisez dans votre propre travail ? Dites-le nous en commentaire !

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Publié par Taskworld

Créez votre Espace de travail, qui s'apparente à votre bureau virtuel. Puis, invitez vos collaborateurs. Ensemble, vous pourrez créer et partager vos projets en transversal, constituer des listes de tâches, assigner des tâches, en assurer le suivi et mettre en place une date de début et une date d’échéance pour tenir les délais. Grâce au tableau de bord, vous disposerez d’une vision claire des progrès de vos projets et de la charge de travail de chacun.

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