Découvrez comment AccorHotels est passé d’une gestion par simples feuilles de calcul et e-mails, à Taskworld.

 

Raffles, Sofitel, Novotel et Pullman, pour n’en citer que quelques-unes, sont des marques d’hôtels populaires détenues par le premier opérateur hôtelier mondial : AccorHotels.

La multinationale française exploite plus de 3 700 hôtels et emploie plus de 180 000 personnes.

En 2015, Accor a ouvert 2 hôtels tous les 3 jours ! En 2019, cette folle cadence devrait encore s’accélérer. 

La croissance explosive de Accor repose en grande partie sur l’Asie du Sud-Est, l’un des foyers de l’industrie hôtelière. Aline Massart est la Directrice marketing numérique régionale de Accor Asia. En 2015, elle a fait appel aux équipes de Taskworld avec une problématique simple : Comment optimiser le processus d’ouverture des hôtels avec Taskworld ?

 

La problématique de base

L’ouverture d’un hôtel est un projet épique. Cela nécessite une collaboration entre de nombreux départements, avec des délais stricts à respecter. Cela requiert aussi des canaux de communication infaillibles permettant de s’assurer que tous les acteurs concernés sont informés en temps réel. 

A l’instar de la plupart des groupes hôteliers, Accor utilisait jusqu’en 2015 les outils de gestion de projet populaires des années 90 : le logiciel Excel et l’envoi d’e-mail.

Ne négligeons pas l’importance de ces deux outils. Tous deux ont réellement changé la donne et continuent d’aider les entreprises du monde entier. Cependant, ni l’un ni l’autre n’ont été conçus pour la gestion de projet,  la planification des tâches, le renforcement de la communication interne. Ils sont bons, mais pas toujours assez compétents pour organiser le travail d’équipe.

« Nous voulions rendre le processus d’ouverture de nouveaux hôtels plus efficace. Nous voulions une solution en ligne où tout le monde pouvait suivre les progrès en temps réel. Nous voulions également sécuriser tous nos documents et les rendre faciles à retrouver. » Aline Massart. 

Aline Massart a estimé que le processus alors en place consommait un temps précieux  et que des améliorations étaient indispensables. 

 

La solution Taskworld

Lorsque nous avons recueilli la problématique d’Aline Massart, nous n’avons pas tardé à la convaincre que Taskworld répondrait scrupuleusement aux problèmes et aux freins évoqués et que rencontrent également un grand nombre d’entreprises et de grands groupes.  Taskworld.  c’est la gestion visuelle des tâches, le partage de fichiers et la messagerie en équipe dans une seule et même application. Le projet pilote avec AccorHotels a rencontré un succès immédiat. Les résultats ont, eux aussi, étaient instantanés.  

Accor a retranscrit toute sa charge de travail sur Taskworld. Cela a engendré à la prise de nouvelles habitudes et la mise en place d’une méthode de travail plus efficace. L’exécution des tâches et des projets s’est considérablement accélérée. 

Exemple d’espace de travail type pour les ouvertures d’hôtels.

 

« Nous avons définitivement gagné en efficacité depuis que nous avons commencé à utiliser Taskworld. Cela nous a permis de rendre un travail complexe très transparent. Maintenant tout le monde peut voir ce qui doit être fait, comment, par qui et quand. »- Aline Massart

 

Gestion de projet visuelle

Les tableaux visuels de Taskworld offrent un contraste complet avec les feuilles de calcul intimidantes d’Excel. Les équipes peuvent collaborer de manière transparente en un seul endroit et en mettant à jour leur travail, en partageant des fichiers, des messages et en vérifiant la progression du projet.

 

Exemple de projet marketing pour les ouvertures d’hôtels.

 

« Avant Taskworld, nous rassemblions toutes les informations par courrier électronique, mettions à jour les listes de contrôle sur une feuille de calcul et les envoyions à diverses personnes qui géraient leurs propres fichiers Excel. Avec Taskworld, la liste de contrôle est mise à jour en un clic et visible par tous. Taskworld a également réduit le nombre de courriels envoyés lors du processus d’ouverture de l’hôtel, grâce au chat. »- Aline Massart

 

Il a été prouvé que le chat Taskworld réduisait les e-mails de plus de 40%.

 

Fonction Taskworld préférée

Interrogée sur sa fonctionnalité Taskworld préférée, Aline a choisi le tableau de bord de présentation de Taskworld.

« Le tableau de bord d’aperçu qui résume l’activité totale de l’espace de travail sur un seul écran est ma fonctionnalité préférée de Taskworld. »

Tableau de bord : vue d’ensemble de Taskworld.

 

« Je recommande l’outil Taskworld à tous les Directeurs, Managers et Chefs du projets. Taskworld est flexible et s’adapte aux problématiques de chaque industrie. Au sein du groupe AccorHotels, il est indéniable que Taskworld a rendu notre travail plus facile et a renforcé notre communication interne de façon incroyable! »- Aline Massart, Directrice marketing numérique régionale de Accor Asia

 

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Publié par Taskworld

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