Cette année, je me suis lancée dans la magnifique aventure qu’est l’entrepreneuriat. J’ai toujours ressenti ce besoin de m’émanciper dans mon travail, et de ne plus suivre aveuglément les directives d’un patron.

Mais voilà, tout lâcher pour monter sa propre boîte, ça fait peur. Par où commencer ? Comment être sûr de ne rien oublier ? Comment répartir le travail entre mon associé et moi-même ? Et surtout, comment s’assurer qu’il ait bien fait sa part, sans devoir l’appeler toutes les heures pour lui poser la question ?

J’ai commencé par rédiger un document Excel sur Google Drive, avec des listes déroulantes et la possibilité de sélectionner les mentions “À faire”, “En cours” ou “Fait”, selon le stade d’avancement de la tâche à effectuer. Mais nous nous sommes vite rendus comptes des limites de ce système.

Nous avons décidé de nous tourner vers un outil plus professionnel, spécialement pensé pour faciliter la gestion de tâches et le travail en équipe. Après en avoir essayé plusieurs, notre choix s’est porté sur Taskworld.

Cela fait aujourd’hui plusieurs mois que nous l’utilisons chaque jour, et ce gestionnaire de tâches nous accompagne au quotidien dans tous les aspects de notre travail.

Notre agence de communication, Koalità, propose toutes sortes de prestations de services (audit d’entreprise, conception de sites internet et autres supports de communication…).

Dans notre espace de travail “Vive les koalas”, nous avons créé, entre autres, un groupe de projets Koalità, qui regroupe 3 projets.

Comment ça fonctionne ?

Je clique sur “Nouveau projet”. Je choisis de le nommer “Admin” pour y regrouper toutes mes tâches administratives. Je peux choisir de paramétrer la confidentialité en “Privé” ou en “Public”. Si le projet est privé, seules les personnes qui ont un rôle à y jouer (assigné ou abonné) pourront voir le projet. Si le projet est public, toutes les personnes qui font partie de l’espace de travail (ici “Vive les koalas”) dans lequel se trouve le projet y auront accès.

A la création de mon projet, je peux choisir un modèle de liste de tâches prédéfini ou un modèle vierge. Je choisis ce-dernier car je souhaite pouvoir personnaliser les noms de mes listes de tâches. Si je choisis un autre modèle, je suis toujours à temps de renommer mes listes plus tard, si je change d’avis.

A partir de là, je crée plusieurs listes de tâches que j’affiche en colonnes. Un simple clic sur “Listes” en haut à droite de l’écran, me permet de passer à un affichage en listes.

Dans ces listes de tâches, je crée autant de tâches que je le souhaite en cliquant sur le “+” qui apparaît à côté de l’intitulé de chacune de mes colonnes.

En cliquant sur une tâche, ses paramètres s’ouvrent, et j’ai à ma disposition un nombre considérable de fonctionnalités, comme indiquer une date de début et une date d’échéance, programmer un rappel, assigner la tâche à un autre membre, m’abonner à la tâche ou abonner quelqu’un afin qu’il reçoive les notifications liées à cette tâche, etc…

Je peux aussi créer des sous-tâches, en ajoutant des “éléments de liste”.

Chaque tâche dispose également d’un espace pour ajouter un commentaire (par exemple pour informer ses collaborateurs de l’avancée de la tâche), ainsi que d’une zone de téléchargement de fichiers.

Un chat dédié à chaque projet est accessible depuis l’onglet “Chat du projet” en haut à droite de l’écran.

Pour que les utilisateurs soient notifiés de votre message, vous pouvez les taguer à l’aide d’un “@”.

Au fil des semaines, je peux voir l’évolution de mon projet, et mes prochaines étapes en un coup d’oeil grâce à l’aperçu. L’aperçu me permet de sélectionner un seul projet, ou de voir les tâches de tous les projets en même temps. D’autres filtres sont également disponibles dans la colonne de gauche si je souhaite affiner l’affichage de mes tâches.

Plus nous signons de nouveaux contrats avec de nouveaux clients ou partenaires, plus les fonctionnalités de cet outil nous sont utiles.

Taskworld est aujourd’hui absolument indispensable à notre société et son organisation.

 

Pour commencer votre essai gratuit, c’est par ici : www.taskworld.com

Publié par Taskworld

Créez votre Espace de travail, qui s'apparente à votre bureau virtuel. Puis, invitez vos collaborateurs. Ensemble, vous pourrez créer et partager vos projets en transversal, constituer des listes de tâches, assigner des tâches, en assurer le suivi et mettre en place une date de début et une date d’échéance pour tenir les délais. Grâce au tableau de bord, vous disposerez d’une vision claire des progrès de vos projets et de la charge de travail de chacun.

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