Je m’appelle Anaïs, j’ai 34 ans et je suis Responsable des Ressources humaines pour l’entreprise MagicTech, filiale d’un grand groupe industriel français. Je ne vous apprendrai pas que la fonction de RH nécessite beaucoup de relationnel, d’analyse, de gestion pure et de communication. Plus étonnant peut être, cela requiert aussi de solides compétences informatiques.
Voici comment l’outil informatique de gestion de projet Taskworld téléchargé un peu par hasard m’aide à relever mes défis de RH.

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Au quotidien, je m’applique à être à l’écoute de mes collaborateurs. Dans la mesure du possible, je mets en oeuvre les moyens nécessaires à leur réussite et, in fine, aux succès de notre entreprise.

Cela étant, la gestion administrative et financière me prend beaucoup de temps. Beaucoup trop à mon goût même. Accueil des visiteurs, gestion des agendas, organisation des déplacements, rédaction de notes, suivi des budgets, préparation des dossiers pour les réunions, traitement et circulation de l’information… avec tout cela, le temps passé au contact direct des membres de mon équipe est réduit à peau de chagrin. A tel point qu’il m’arrive parfois de me considérer davantage comme un agent administratif plutôt que comme un Responsable des ressources humaines.

Non ! La gestion du personnel et la communication interne ne se gèrent pas par e-mail !

Pour gérer leur communication interne, beaucoup d’entreprises s’appuient sur les e-mails. Une solution à mon sens inadaptée, peu sécurisée, manquant d’interaction et de contrôle. En outre, la suppression d’une conversation (ou d’un groupe de discussion) peut entraîner une perte de données irréversible. Relire des messages datant de plusieurs semaines et retrouver des fichiers partagés peut aussi s’avérer, sinon impossible, bien compliqué.

En ce qui me concerne, je mets un point d’honneur à consolider notre communication interne, selon moi primordiale au bien être de tous les collaborateurs.

Comment ? En m’appuyant sur celui que je qualifie comme mon aimable Assistant : Taskworld. Toujours disponible et toujours de bonne humeur !

Taskworld optimise la gestion de projet, renforce la productivité et facilite la communication

Simple d’utilisation et doté d’une interface ludique, l’outil de gestion Taskworld facilite l’organisation de notre entreprise et de mon département des Ressources humaines. Cette plateforme tout en-un optimise la communication interneréduisant du même coup le nombre de réunions et d’envoi de courriels de 40 à 50%. J’économise en moyenne deux à trois ouvrables par mois. Libérée des tâches administratives et financières, je peux ainsi consacrer plus de temps à mon équipe, le coeur de mon métier ! 

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Une campagne de recrutement rondement menée…

Voici comment Taskworld m’aide à mener à bien une campagne de recrutement.

Je souhaite embaucher deux cadres dirigeants. Pour ce faire, je dois mettre en place un processus global constitué d’étapes on ne peut plus classiques :
– L’évaluation des besoins dans le cadre de ce projet d’embauche,
– La rédaction de la fiche de poste (missions, salaire, etc…),
– La rédaction et la diffusion de l’annonce,
– La conduite des entretiens d’embauche,
– Le choix du bon candidat,
– L’intégration du nouvel employé au sein de l’entreprise.

1. Création d’un nouveau projet : 
Je créé d’abord un nouveau projet. Je l’intitule « Recrutement » ou « Recrutement Mai 2017 ».
Ensuite, et parce que les Ressources humaines requiert une grande confidentialité, je sélectionne le paramètre permettant de rendre ce projet « privé ».
Ainsi, seule mon équipe et les personnes concernées auront accès à ce projet. 

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Je sélectionne le « modèle de projet » qui correspond le mieux à mon organisation personnelle. Je peux choisir, à ma guise, un modèle de projet « chronologique », « par département » ou encore sous forme de tableau Kanban. 

A l’intérieur de ce nouveau projet créé, je créé des listes de tâches qui reflètent les étapes du processus de recrutement.
Le visuel ci-dessous montre que j’ai choisi le modèle chronologique. Libre à vous de vous organiser autrement. C’est d’ailleurs une des raisons pour lesquelles j’ai choisi Taskworld : j’aime la liberté que cet outil m’offre. Je m’organise comme je le souhaite, et je personnalise mes projets comme bon me semble. D’un RH à l’autre, l’espace de travail Taskworld sera différent, et j’apprécie cette liberté. 

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Ici, la première liste de tâches rassemble tous les candidats qui ont postulé à l’offre publiée ainsi que les détails de leur candidature respective.
La seconde liste de tâches intitulée « Retenus après le 1er entretien » consigne les candidats retenus lors de la première sélection.
Même principe pour la troisième liste de tâches intitulée « Retenus après le 2nd entretien ». 
La quatrième liste de tâches « Embauchés » consignera, le temps venu, le nom des deux candidats embauchés.

2. Attribution de tâches, partage de fichiers et communication efficiente
Au sein des listes de tâches, je créé des tâches.
Le visuel ci-dessous montre les trois tâches créées. Elles portent le nom des candidats : Louis Anderson, John Smith, Alex Macintosh.
En cliquant sur la tâche affectée au candidat Alex Macintosh, on accède aux détails. On y trouve son CV par exemple.
Ici, on constate que moi, Anaïs, j’ai créé la tâche et que je m’adresse à mon collaborateur Thibault pour lui demander de contacter Alex Macintosh afin d’organiser un entretien. 

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Pour m’assurer que Thibault a bien pris connaissance de mon commentaire, j’ai utilisé la « mention @ ». Grâce à cette fonctionnalité, Thibault est alerté par notification.
Le chat du projet nous permet de discuter des mises à jour importantes ou des détails sur la campagne de recrutement.


Au fur et à mesure des étapes du recrutement, je peux ajouter ou supprimer les fiches des candidats, agrémenter leur fiche avec les documents qui me parviennent tels que des CV, diplômes, lettres de recommandations, etc… Je peux faire glisser ces fichiers sur la fiche du candidat.
Et, puisque j’ai, au préalable, configuré les paramètres de ce projet comme étant privés, tous ces documents resteront bel et bien confidentiels, idem pour les commentaires ajoutés sur les candidats et les résultats des entrevues. 

3. Traiter plusieurs projets simultanément 
Parallèlement à l’organisation de cette campagne de recrutement, je mets en place d’autres projets comme le suivi de la formation, les congés de travail, les remboursements des frais déplacement…  Pour ce faire, il me suffit de configurer des projets supplémentaires dans mon espace de travail en suivi la même mécanique que précédemment.

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4. Suivi du travail effectué et des tâches accomplies
L’aperçu général du tableau de bord est particulièrement éclairant. Il me permet de suivre l’évolution de mon travail et du travail de mon équipe.
En un clic, je peux vérifier l’avancée des tâches et des projets et ainsi bien comprendre où concentrer mes efforts.
Les filtres « tâches qui me sont assignées », « tâches créées par mes soins »,  sont là pour m’aiguiller en ce sens.

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Autre fonctionnalité particulièrement appréciée : la timeline, (ou chronologie) présente le déroulement des projets dans le temps. Ce calendrier interactif et les différents outils d’analyse mesurent les progrès.

Taskworld propose des solutions pratiques, créatives et personnalisables. Aujourd’hui, je me considère comme le Chargé de bonheur de mon entreprise plus que comme un RH. Sur le papier, la formule semble un peu présomptueuse, mais il me semble pourtant qu’elle illustre celui que je prétends être.

Publié par Taskworld

Créez votre Espace de travail, qui s'apparente à votre bureau virtuel. Puis, invitez vos collaborateurs. Ensemble, vous pourrez créer et partager vos projets en transversal, constituer des listes de tâches, assigner des tâches, en assurer le suivi et mettre en place une date de début et une date d’échéance pour tenir les délais. Grâce au tableau de bord, vous disposerez d’une vision claire des progrès de vos projets et de la charge de travail de chacun.

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