Il va sans dire que l’entrepreneur en série Fred Mouawad, aujourd’hui à la tête de huit entreprises, connaît réellement les besoins des entrepreneurs. A travers Taskworld, outil de gestion de projet dont il est le fondateur, Fred Mouawad distille et partage les secrets de sa réussite et les leçons apprises grâce à son expérience concrète du terrain.

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Le suivi du temps de travail (Time Tracking), la dernière née des fonctionnalités de Taskworld

Tout comme pour la réservation d’un billet d’avion, l’achat d’un outil de gestion de projet est souvent précédé d’une recherche comparative des solutions existantes sur le marché. Une recherche qui peut s’avérer laborieuse. Chaque fois, ou presque, le même problème revient : l’outil A dispose d’un design intuitif et qui nous convient parfaitement mais se trouve dépourvu des fonctionnalités indispensables, tandis que l’outil B, quant à lui, est compétent mais son design s’avère distrayant ou trop compliqué. Sans parler du prix… Avec des fonctionnalités aussi novatrices qu’incontournables, Taskworld, lui, est sur tous les fronts.

Pour assurer ce temps d’avance, Taskworld s’adapte à l’évolution des besoins de ses utilisateurs en interagissant avec eux. L’expertise de son fondateur, PDG de huit entreprises, est également un atout majeur : Fred Mouawad  connaît exactement les besoins des entreprises et des équipes de travail.

Du chat intégré pour échanger avec son équipe et diminuer l’envoi d’e-mails, aux outils analytiques pour suivre l’avancée de son travail en passant par la timeline (ou feuille de route sous forme de frise chronologique) Taskworld offre toutes les fonctionnalités indispensables à la gestion de projet et au développe d’une entreprise. 

La dernière innovation appelée Time Tracking assure le calcul du temps passé sur les tâches. Une fonctionnalité qui révolutionne l’organisation, permet de mieux comprendre ses besoins, tout en gérant son budget.

Espace de travail Taskworld

« On améliore ce que l’on mesure »

La nouvelle fonctionnalité de Taskworld est largement inspirée de cet adage mais aussi, et surtout, des suggestions de ses utilisateurs.

Le Time Tracking est la fonctionnalité la plus demandée mais aussi la plus attendue de l’année 2017 : elle permet de mesurer, d’enregistrer et de saisir le temps de travail consacré à chaque tâche et chaque projet, grâce à l’activation d’un chronomètre.

Ce nouvel outil permet d’économiser du temps et des ressources, mais aussi de faciliter les relations avec les prestataires extérieurs : 
 les freelance et consultants. En effet, il permet de calculer en toute transparence leur rémunération en vue du temps passé sur une tâche, que ce soit pour des corrections ou la rédaction d’articles par exemple.

Le Time Tracking en action

Mettons en pratique le nouvel outil de suivi du temps et découvrons ses possibilités à travers cet exemple concret qui simule la gestion du travail de pigistes.

Johan est rédacteur en chef du Magazine Parisghton Post. Il gère une équipe de journalistes pigistes et de correspondants depuis Paris. Ses collaborateurs sont répartis aux quatre coins de la Terre : à Bangkok, Shanghaï, Séoul, Sydney, Berlin, New York, Washington, Buenos Aires, Tanger et Johannesbourg.

○  Démarrer l’enregistrement du temps passé par tâche
Pour utiliser cette nouvelle fonction de suivi du temps, son correspondant basé à New York (qui est payé à l’heure) accède aux propriétés de la tâche assignée, ici nommée « blog de la semaine 7 », puis, il clique sur le signe + situé à côté du temps passé comme indiqué dans le visuel ci-dessous. Il peut ensuite cliquer sur Démarrer l’enregistrement et écrire son article, puis cliquer sur Arrêter une fois celui-ci terminé.

○ Une vision globale, encourageante et éclairante 
Se faisant, son designer installé, lui, à Berlin, accède à sa tâche intitulée « Design New Logo » et saisit manuellement le temps consacré.
Dès lors que les membres de l’équipe ont enregistré ou saisi manuellement le temps consacré à des tâches particulières, il est possible d’obtenir une vision globale du temps total passé sur un projet, une liste de tâches et même une tâche.

Les avantages d’un tel outil sont bénéfiques tant pour les utilisateurs que pour l’administrateur qui peut consulter le nombre total d’heures passées par chaque membre de l’équipe et s’assurer que le budget alloué à ces prestations extérieures est bien respecté. 

En outre, si un gestionnaire a configuré les listes de tâches dans un tableau Kanban en les organisant du lundi au vendredi, il est à même de voir le jour où les membres de l’équipe sont les plus productifs et ajuster leur rythme de travail en conséquence.

Un dernier exemple parmi les nombreuses possibilités qu’offre le Time Tracking :
Lorsque les listes de tâches sont configurées par département dans un projet partagé, les gestionnaires de chaque département peuvent voir quels départements consacrent du temps au projet partagé. Grâce à ces données, ils peuvent ajuster leur stratégie, communiquer en conséquence avec leurs collaborateurs et éviter les retards.

Revenons-en au cas pratique de notre Rédacteur en chef Johan et à la façon dont il gère ses pigistes. Supposons maintenant qu’il travaille sur un projet de refonte du site Web de Parisghton Post et qu’il dispose de trois mois pour y parvenir.

Dans son espace de travail Taskworld, il créé ses listes de tâches et les répartit chronologiquement, mois par mois, dans un calendrier visuel.
Il suit le nombre d’heures consacrées aux tâches par chaque pigiste afin de les rémunérer avec la plus grande précision.
Il peut naviguer au sein de son site Web en cours de création, en poursuivre le développement, et garder un oeil sur le « Time Tracking » en affichant à sa guise le suivi du temps par chaque membre de l’équipe.
Le temps total passé offre une répartition de tous les horaires dans un projet.

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Vous faites avancer Taskworld !
Taskworld se développe grâce à vos excellentes suggestions.
Nous sommes à votre écoute à l’adresse :  support@taskworld.com
Nous sommes également à votre entière disposition pour vous offrir une démonstration en ligne de l’outil de gestion de projet utilisé par les plus grands groupes.

Publié par Taskworld

Créez votre Espace de travail, qui s'apparente à votre bureau virtuel. Puis, invitez vos collaborateurs. Ensemble, vous pourrez créer et partager vos projets en transversal, constituer des listes de tâches, assigner des tâches, en assurer le suivi et mettre en place une date de début et une date d’échéance pour tenir les délais. Grâce au tableau de bord, vous disposerez d’une vision claire des progrès de vos projets et de la charge de travail de chacun.

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