Avec l’avènement d’internet, entreprendre n’a jamais été aussi simple. L’époque où une équipe de travail se résumait à un petit groupe d’individus, chapeautée par un supérieur, dans une seule et même entreprise, et, qui plus est, en quasi autarcie, est bel et bien révolue. En facilitant les échanges et rendant possible la sous-traitance de certaines activités, Internet révolutionne la structure même des entreprises. Ainsi, de plus en plus d’employés qualifiés travaillent à distance voire en free-lance. Un nouveau défi, surtout en terme d’organisation, que doit affronter le chef de projet.

Encadrer une équipe — dont certains éléments évoluent à distance — requiert, pour tout bon chef de projet, une certaine dose d’habileté et une boîte à outils bien fournie (pour ne pas dire un arsenal complet). L’arme secrète que constitue un bon logiciel de gestion de projet — tel que Taskworld — peut s’avérer vital. Taskworld aide efficacement à organiser, répartir et suivre le travail de chacun, le tout avec un seul but : lutter contre les 7 freins qui entravent une gestion de projet efficace, tels que…

Premier frein : L’organisation

On entend souvent que « l’argent est le nerf de la guerre ». Il se pourrait bien que ce soit finalement l’organisation. C’est d’ailleurs la tâche à laquelle les managers consacrent la majeure partie de leur temps. La planification, la coordination, la délégation et le suivi des tâches déléguées sont essentiels pour mener à bien tous les projets, de manière efficace. Avec le temps et les bons outils, la mise en place d’une méthodologie organisationnelle efficace permet aux managers et aux responsables de projets, de se consacrer à d’autres tâches.

Deuxième frein : La délégation des missions

Il est primordial de mettre les bonnes personnes aux bons postes. Or, décider de « qui » est responsable de « quoi » est plus difficile qu’il n’y paraît. C’est même une des principales difficultés des Responsables, surtout lorsque plusieurs employés travaillent sur un seul et même projet. Dans un tel contexte, et afin d’éviter les malentendus, la responsabilité de chacun et la délégation des missions doivent être clairement déterminées.

Troisième frein : Le regroupement des informations

On l’a vu, une parfaite compréhension du rôle de chacun est indispensable. Une vision claire des projets l’est tout autant. Centraliser les informations dans un seul et même espace sécurisé permet au chef de projet de coordonner les missions de chacun, de déléguer des tâches, de maîtriser l’avancement du travail bref de contrôler les activités afférentes aux projets. L’utilisation d’une seule et même plateforme renforce aussi la communication interne : le chef de projet peut alors informer les participants des changements en même temps par exemple.

Quatrième frein : Le suivi du travail 

Cela constituerait un grand risque de croire qu’un chef de projet peut non seulement se souvenir de tous les tâches qu’il assigne, mais aussi en assurer le bon déroulement. Mieux vaut compter sur une bonne organisation : écrire, sur papier ou par email, offre un bien meilleur suivi, bien plus sûr et surtout infaillible.

Cinquième frein : L’évaluation

Fournir un retour d’expérience ainsi qu’une évaluation constructive est l’une des responsabilités majeures qui incombent au chargé de projet. Or, sans le recours à des outils d’analyse efficaces, le chargé de projet ne peut évaluer de façon efficiente.

Sixième frein : La transparence

La plupart du temps, les employés ignorent ce sur quoi se base l’évaluation de leur performance. Comment alors peuvent-ils progresser s’ils ne savent pas ce qu’ils font mal ni ce qu’ils peuvent faire pour améliorer leur performance ? Lorsqu’il n’est pas complètement transparent, un processus d’évaluation constitue aussi un frein aux progrès et un accélérateur à la perte de motivation et au découragement.

Septième frein : Les commentaires

Les managers doivent assumer la lourde responsabilité de fournir des commentaires de qualité à leurs collaborateurs. Ceux-ci doivent être clairs et justifiés, et être partagés, de préférence, lors d’un entretien individuel. Quelle que soit la situation : le tact et la finesse sont de rigueur, surtout lorsque des employés ne progressent pas, ou, au contraire, pour souligner et encourager les performances des autres.

L’instauration de bonnes pratiques de gestion et l’intégration de la technologie dans votre méthodologie vous aideront à surpasser ces sept freins. Un outil comme Taskworld peut être utilisé comme un moyen pour mettre en place des processus efficaces pour la délégation et le suivi des performances afin d’améliorer la transparence et établir une boucle de rétroactions continue au sein d’une équipe.
Nous vous invitions à profiter d’un vers essai gratuit qui vous permettra de faire vos premiers pas dans l’univers Taskworld.

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Article rédigé par Fred Mouawad, traduit par Anaïs Normand

Publié par Taskworld

Créez votre Espace de travail, qui s'apparente à votre bureau virtuel. Puis, invitez vos collaborateurs. Ensemble, vous pourrez créer et partager vos projets en transversal, constituer des listes de tâches, assigner des tâches, en assurer le suivi et mettre en place une date de début et une date d’échéance pour tenir les délais. Grâce au tableau de bord, vous disposerez d’une vision claire des progrès de vos projets et de la charge de travail de chacun.

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